70% de las reuniones son una pérdida de tiempo.
Y los lunes son el peor día para tenerlas. Pero eso no es todo. 👀
Te cuento cómo tener menos reuniones te hace ganar productividad 👇🏻
Las reuniones pueden ser una pérdida de tiempo.
Los empleados dedican 4 horas a la semana preparándose para reuniones, mientras que los gerentes pasan el 50% de su tiempo en ellas.
Y lo peor, el 67% de los empleados sienten que las reuniones obstaculizan su trabajo.
🟣 No más “Recapitulemos…”
Las reuniones no deben ser para recapitular información ya conocida.
Las reuniones deben enfocarse en generar ideas nuevas, brainstorming y resolución de problemas en tiempo real.
Deja las recapitulaciones para Slack.
🟣 Las videollamadas agotan 🪫
La fatiga de Zoom es real.
Alterna los formatos de reunión: usa Zoom sólo con audio, reuniones por texto en Slack, y videos de Loom para explicar temas complejos.
Esto reduce el agotamiento y mantiene la energía del equipo alta.
🟣 Usa mejores herramientas
La productividad del equipo se dispara con las herramientas adecuadas.
Herramientas como Asana, Notion o ClickUp son excelentes para organizar tareas, calendarios y notas en un sólo lugar.
Esto mejor la colaboración y economizan tiempo.
🟣 Reuniones en diferido
Si tu equipo está en diferentes zonas horarias, las reuniones pregrabadas son para ti. Usa Loom para grabar explicaciones y actualizaciones.
Esto hace que cada miembro del equipo revise la información cuando les sea conveniente, sin desajustes horarios.
🟣 Enfócate en los procesos
Establece procedimientos operativos estándar para tareas repetitivas.
Crear videos paso a paso y capturas de pantalla con anotaciones.
Esto reduce la necesidad de reuniones constantes y permite que todos sigan un mismo protocolo.
🟣 Reuniones pequeñas
Las reuniones grandes suelen ser menos efectivas.
Divide a tu equipo en grupos pequeños para enfocarte en temas específicos.
Las reuniones con 3-4 personas son más productivas que aquellas con más de 10.
🟣 Un punto por reunión
Las reuniones más efectivas se centran en un solo tema crucial.
Define el problema o la solución más urgente y enfócate en eso.
Los temas secundarios pueden abordarse a través de correos electrónicos, Slack o reuniones en diferido.
🟣 Automatiza
Usa herramientas de automatización y AI para gestionar tareas repetitivas y liberar tiempo para el trabajo creativo.
Por ejemplo, utiliza Zapier para automatizar flujos de trabajo entre aplicaciones y GPT-4 para generar informes y resúmenes automáticos.
Esto reduce la carga de trabajo manual y permite que el equipo se enfoque en tareas de mayor valor.
Dato: Estudios muestran que los lunes y viernes son los días menos populares para reuniones.
En cambio, los martes y miércoles son los días preferidos porque permiten una mejor planificación y ejecución durante la semana.