Jak pracuję z listą zadań?

•

Przez ostatnie lata przetestowałem kilkanaście metod ogarniania listy zadań i sporo o tym czytałem 😮‍💨 Ostatecznie zostałem przy czymś, co roboczo nazwałem "uporządkowanym chaosem". Jak to działa? 🧵 ↓

Pracuję z aplikacją Todoist. Jest dość prosta, ale niczego mi w niej nie brakuje, a do tego ma dostępne API. To jednak nie narzędzie daje efekty, a metoda jego użycia i tę metodę starałem się skopiować od wielu blogerów i youtuberów.

Tworzyłem liczne projekty, filtry, etykiety, stosowałem konwencję nazywania tasków, dodawałem stosowne emoji przy zadaniach itp. Widać było, że niektóre z metod działają lepiej od innych, ale czegoś mi brakowało.

Od ~2 lat pracuję z listą "po swojemu", w sposób, którego nie poleciłby żaden ze speców od produktywności 😉 Mam w aplikacji 20+ projektów, ale są one tam tylko w celach statystycznych, abym wiedział, ile zadań wpada mi z danego projektu. Nie korzystam z projektów.

O wiele ważniejsze niż projekty są dla mnie "etykiety" (zadanie może mieć wiele etykiet, ale może być tylko w jednym projekcie). Oto lista moich etykiet: 🔥 Pożary 🌀 Postęp ⏱️ Szybkie 🗣️ Inne osoby

Na liście zadań większość tasków mam ustawione z datą na "dziś", a w widoku "dziś" w Todoist włączyłem opcję "sortowanie manualne". Przeciągam zadania w takiej kolejności, aby na szczycie znalazły się te, które jestem w stanie i chcę naprawdę dziś wykonać.

Kolejność zadań na liście zmieniam codziennie wieczorem, ponieważ priorytety zmieniają się u mnie często i praca wg założonego wiele tygodni wcześniej planu przeważnie nie działa. Sprawdza mi się planowanie na max. 3 dni do przodu.

Każdego dnia MUSZĘ wykonać jedno zadanie z kategorii "Postęp". Są to zadania, które posuwają moje projekty mocno naprzód. Jeśli zadania postępowego nie jestem w stanie wykonać w jeden dzień, to znaczy, że zostało zdefiniowane zbyt ogólnie — trzeba je rozbić na mniejsze zadania.

Zadania z etykietą "inne osoby" możliwie szybko deleguję. Staram się także, aby jak najwięcej zadań miało taką etykietę, ale słabo mi to wychodzi. Muszę popracować nad delegacją...

Zadania z kategorii "Pożary" staram się ugasić, ale NIE wszystkie. Istnieje wiele pożarów, które mogą bez dużej szkody dla firmy tlić się przez wiele dni/tygodni. Kiedyś trzeba je ugasić, bo generują straty, ale większe straty przynosi nierobienie zadań "postępowych" 🤷‍♂️

Mniej więcej 30-40 minut przed końcem pracy wybieram garstkę zadań "szybkich" do zrobienia. Są to niewymagające kreatywności taski na max 20 minut, więc robię ich kilka dziennie.

Wszelkie pomysły na zadania wrzucam do "INBOX" w Todoist bez ustalonej daty. Skrzynkę przeglądam raz w tygodniu i 'awansuję' wybrane zadania do zakładki 'dziś', gdzie będą czekać na priorytetyzację i nadanie etykiet.

Wieczorem, przed snem sortuję listę zadań na kolejny dzień, abym wiedział, od czego zacząć. Nie potrzebuję bardziej złożonego systemu do ogarniania zadań 🤷‍♂️ Jak to działa u Was? 🤔